Hoe het versturen van e-mails buiten werktijd kan leiden tot burn-out
Inhoudsopgave
Burn-out bij werknemers is een echt probleem dat veel moderne werkplekken in Nederland treft. Ontdek waarom het versturen van e-mails buiten werktijd kan bijdragen aan werknemersuitputting en wat je eraan kunt doen.
Veel Nederlandse werknemers hebben dat bekende geluid gehoord net als ze aan tafel gaan voor het diner of voor de televisie neerploffen. Een blik op hun smartphone toont een voorbeeld van een werkgerelateerd bericht. Een collega heeft een “snelle vraag” of komt “even terug” op een eerdere discussie.
Technisch gezien is de werknemer vrij en niet verplicht om te reageren. Maar mensen geven toe dat ze zich bezighouden met e-mailen in hun vrije tijd. Een aanzienlijk percentage van de Nederlandse werknemers zei dat ze hun werkmail “extreem vaak” of “vaak” controleren tijdens hun vrije uren, volgens recent onderzoek. Een ander aanzienlijk percentage zei dat ze “soms” hun e-mail controleren.
Voor mensen die hun e-mail na werktijd controleren, heeft onderzoek uitgewezen dat deze werknemers het gevoel hebben dat de e-mail dringend moet zijn omdat deze buiten de normale werktijden is verzonden. Wetenschappers ontdekken dat dergelijke constante communicatie uitputtend is en het risico op burn-out bij werknemers vergroot.
Reactietijden op e-mails
In een recente studie voerde een onderzoeksteam een reeks experimenten uit om de reactietijden op e-mails te testen met wat zij “e-mail urgentie bias” noemden.
E-mail Urgentie Bias
Met e-mail urgentie bias suggereerden de auteurs dat een berichtontvanger de belangrijkheid van een e-mail zou overschatten omdat deze na normale werktijden was verzonden. Ze gingen ervan uit dat als de andere persoon tijd uit hun avond of weekend nam om het bericht te sturen, het belangrijk moest zijn en dat ze een tijdige reactie verwachtten.
De auteurs verwachtten ook dat werknemers zouden voelen dat hun prestaties als werknemer zouden worden beoordeeld als ze niet op tijd zouden reageren. Het wachten tot maandag zou hen misschien lui of onbetrokken kunnen laten lijken.
Testen van e-mails buiten werktijd
Het team voerde verschillende experimenten uit, voornamelijk met behulp van een online service die onderzoekers verbond met bereidwillige deelnemers aan de studie. Voor de meeste experimenten waren de filters van de service ingesteld om alleen fulltime werknemers in Nederland te selecteren. Over de studies varieerde de gemiddelde leeftijd van de deelnemers; het percentage met een masterdiploma varieerde ook.
Bij elk experiment vulden de deelnemers een enquête in waarbij ze de rol van berichtverzender of ontvanger kregen toegewezen. Ze werd gevraagd zich verschillende scenario’s voor te stellen waarin het bericht buiten werktijd was opgesteld en vervolgens aan te geven hoe lang ze dachten dat de verzender op een reactie zou moeten wachten.
De resultaten waren zoals de onderzoekers vermoedden – ontvangers voelden zich onder druk gezet om te reageren en hun voorgestelde reactietijd was veel korter dan die van de verzenders. Alleen wanneer een bericht werd gemarkeerd als “niet urgent”, gaven de ontvangers een voorgestelde reactietijd die dichter bij die van de verzenders lag.
Dergelijke angst om te antwoorden had de auteurs van de studie aan het denken gezet: Waarom hechten mensen zoveel waarde aan een e-mail buiten werktijd?
Werkmails en houdingen
Het onderzoeksteam suggereerde dat wanneer een persoon een niet-dringend bericht stuurt tijdens hun vrije uren, ze hebben nagedacht over een werktaak en het losse eindje willen vastknopen. Voor hen is het verzenden van het bericht een manier om het van hun to-do lijst te krijgen en er niet meer aan te denken. Ze willen niet per se een reactie; ze willen het gewoon uit hun hoofd zetten.
Ontvangers, daarentegen, krijgen een e-mail of tekstbericht dat een onopgelost werkitem levert. Reageren kan aanvoelen als een manier om dat losse eindje vast te knopen of om te erkennen dat het bericht wordt aangepakt.
Werknemersbetrokkenheid
Andere wetenschappers hebben betoogd dat de Nederlandse beroepsbevolking is geëvolueerd tot een veeleisende cultuur waarin fulltime werknemers voortdurend moeten presteren met een gevoel van betrokkenheid en motivatie. Deze grotere psychologische last is in het afgelopen decennium toegenomen met de opkomst van de flexibele arbeidsmarkt. Voltijdse werknemers zijn zich ervan bewust geworden dat tijdelijke of contractwerkers minder kosten voor het bedrijf.
In Nederland kunnen werkgevers verwachtingen stellen voor de “mentale en emotionele gewoonten” van werknemers en vervolgens werknemers ontslaan die niet de juiste “houding, motivatie en gedrag” tonen.
Werknemersuitputting
Voor sommige werknemers lijkt die avondmail belangrijk omdat de verzender tijd uit hun persoonlijke leven heeft genomen om het te sturen. Niet reageren kan lijken alsof de ontvanger geen positieve houding heeft of niet volledig betrokken is.
Het probleem is dat het niet kunnen loskomen van het werk kan leiden tot werknemersuitputting. Sommige wetenschappers hebben ook betoogd dat het gevoel gedwongen te zijn om in het weekend te communiceren, de intrinsieke motivatie van een werknemer kan verminderen. Ze komen niet “terug” of “raken basis” omdat ze zich zorgen maken over de taak of de prestaties van het bedrijf. Ze reageren uit verplichting, en sommigen zijn bang voor de gevolgen als ze dat niet doen.
Verplichte ontkoppelingsbeleid
Organisatiecommunicatie wetenschappers hebben aanbevelingen ontwikkeld voor bedrijven die op zoek zijn naar het implementeren van “verplichte ontkoppelings” beleid dat tijden aangeeft waarop werknemers bedrijfse-mails en teksten tijdens hun vrije uren gewoon kunnen negeren.
Voor sommige bedrijven kan verplichte ontkoppeling betekenen dat alle e-mails en teksten buiten werktijd kunnen worden genegeerd tot de volgende werkdag. Eén communicatiekanaal, zoals telefoontjes, kan de aangewezen manier zijn om contact op te nemen als er echt een noodgeval is. Voor al het andere kan de verzender verwachten te wachten.
Niet-contacttijden
Werkplekken kunnen ook aangewezen niet-contacttijden plannen. Ze kunnen avonden en weekends roteren wanneer een werknemer niet beschikbaar is om klantvragen te beantwoorden, en een andere werknemer is klaar om te reageren indien nodig.
Maar, waarschuwen onderzoekers, dit soort programma’s zal niet succesvol zijn tenzij werkgevers de tijd nemen om hun personeel te onderwijzen over burn-out en het belang van het loskoppelen buiten werktijd. Veel werknemers moeten weten dat het veilig is om tijdens de vrije uren een stap terug te doen en zich geen zorgen te maken over het feit dat ze gestraft worden voor het niet reageren op een vergaderverzoek op een zondagochtend.
Geraadpleegde bronnen:
